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Amministrazione del personale e gestione HR
Strategic Advisory Planning & Control
Finance
Efficienza, compliance e sinergia tra amministrazione e HR.
ADM Associati ha accompagnato un gruppo industriale strutturato in un percorso di riorganizzazione della funzione del personale. L’obiettivo: integrare e rendere più efficaci le attività amministrative, HR e giuslavoristiche, migliorando l’efficienza operativa e la coerenza organizzativa.
Il progetto ha condotto alla revisione dei processi, alla digitalizzazione di alcune fasi chiave e a una più chiara definizione di ruoli e responsabilità, con risultati significativi in termini di tempestività, qualità dei dati e coordinamento tra le funzioni.
Il contesto:
Il cliente, un gruppo italiano operante nel settore dei servizi industriali, contava oltre 1000 dipendenti distribuiti su più società controllate. La crescita per linee esterne aveva generato sistemi e procedure disomogenei nella gestione del personale: processi amministrativi duplicati, strumenti non integrati e modalità differenti di gestione delle risorse.
La Direzione Generale ha deciso di intraprendere un percorso di revisione complessiva, volto a creare una funzione del personale unica, efficiente e coerente con la complessità del gruppo, nonché di svolgere in outsourcing parte delle funzioni di amministrazione personale ed hr
Il problema e i bisogni
L’analisi preliminare ha evidenziato diverse criticità:
- frammentazione dei flussi amministrativi e mancanza di uniformità contrattuale;
- scarso allineamento tra i sistemi informativi HR e le procedure operative;
- ruoli e responsabilità non pienamente definiti tra uffici amministrativi e HR;
- difficoltà nel monitorare i costi del personale e gli indicatori gestionali;
- necessità di assicurare una compliance costante in un contesto normativo complesso.
Il gruppo aveva bisogno di una gestione del personale integrata, che coniugasse rigore amministrativo, chiarezza organizzativa e visione strategica.
La sfida e gli obiettivi
La sfida consisteva nel ridisegnare i processi di gestione del personale, mantenendo la piena continuità operativa.
Gli obiettivi condivisi con ADM Associati erano:
- dare in outsourcing l’elaborazione delle paghe;
- uniformare e semplificare i processi HR e amministrativi;
- garantire coerenza contrattuale e corretta applicazione delle normative;
- digitalizzare i principali flussi documentali;
- migliorare la collaborazione tra HR, amministrazione e direzioni operative;
- potenziare la capacità di analisi e controllo del costo del lavoro.
I risultati ottenuti
A pochi mesi dall’avvio della nuova organizzazione, il gruppo ha registrato risultati concreti:
- riduzione del 25% dei tempi di elaborazione dei flussi amministrativi;
- uniformità dei processi HR e coerenza contrattuale tra le diverse società;
- presidio giuslavoristico strutturato e costantemente aggiornato;
- maggiore integrazione dei sistemi informativi e disponibilità di dati analitici;
- rafforzamento del coordinamento tra amministrazione e HR.
La funzione del personale si è trasformata da area prevalentemente operativa a motore di governance e di crescita organizzativa, capace di generare valore per l’intero gruppo.
La soluzione adottata
ADM Associati ha sviluppato un progetto articolato in tre fasi.
- Analisi e mappatura dei processi.
È stato realizzato un assessment tecnico e organizzativo su tutte le società del gruppo, individuando inefficienze e aree di sovrapposizione. - Riprogettazione organizzativa.
In collaborazione con la Direzione HR, è stata implementata l’outsourcing in ambito amministrazione del personale ( dall’elaborazione cedolini a tutti gli ambiti di riconsegna dei dati) , sono stati ridefiniti i ruoli, le responsabilità e i flussi di comunicazione tra le funzioni. Sono stati introdotti strumenti digitali per la gestione documentale, la rilevazione presenze e la reportistica, integrati con il sistema paghe ADM. - Supporto giuslavoristico e formazione.
ADM ha garantito la corretta applicazione delle normative in materia di contratti e relazioni sindacali, accompagnando la transizione con momenti formativi dedicati ai referenti interni.
Il progetto è stato gestito con un approccio collaborativo, volto a coinvolgere il management e a favorire la piena adozione delle nuove procedure.