Spese di rappresentanza e sponsorizzazioni per convention-festival

Il convegno festival oggetto di quesito da parte del cliente (azienda X) si qualifica come un convegno promosso da un’associazione del settore della formazione e si articola in più giornate in cui sono previsti worskshop, discussioni e lectiones tenuti dai massimi esperti del settore ed infine anche feste serali d’intrattenimento. L’azienda X, in qualità di organizzatore, stipula dei contratti di sponsorizzazione con aziende interessate ad avere visibilità nell’evento ed assume nell’evento la qualità di main sponsor, motivo principale per cui la stessa azienda ha deciso di organizzazione il festival. Naturalmente, come contropartita della sua visibilità azienda X dovrà sostenere tutte le spese dell’evento che non verranno interamente coperte dai ricavi per sponsorizzazioni.

Azienda X gode di in una posizione di visibilità rilevante in quanto partecipano all’evento grandi aziende potenziali clienti, clienti attuali, enti pubblici erogatori di fondi per la formazione, fondi interprofessionali, fornitori in generale e altri soggetti terzi interessati (es. organi d’informazione).

 

Le spese sostenute nel caso di specie possono così sintetizzarsi:

1.            Affitto e allestimento dei locali in cui si tengono i vari eventi (escluse feste e ricevimenti d’intrattenimento) in programma;

2.            Materiale pubblicitario e informativo relativo all’evento;

3.            Compensi ai relatori dei convegni;

4.            Spese di vitto e alloggio per i relatori;

5.            Spese di ristorazione relative sia ai convegni sia alle feste e ricevimenti collegati (buffet, rinfreschi, coffe break, pranzi e cene);

6.            Altre spese per feste e ricevimenti d’intrattenimento (affitto locali, compensi per personalità dello spettacolo).

 

Tali spese possono essere ripartite in base al trattamento IRES nelle macro categorie che seguono.

•             Spese totalmente deducibili per l’organizzazione e l’allestimento di mostre, fiere ed eventi simili: al punto 6.4 della C.M. 13 luglio 2009, n. 34/E, è stato correttamente affermato che «le spese relative all’organizzazione ed all’allestimento di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa (fra le quali, ad esempio, spese di trasporto, di affitto e di allestimento degli stand) conservano la natura di spese commerciali, totalmente deducibili ai sensi dell’articolo 109 del TUIR. Più in generale, i costi che l’impresa sostiene nel proprio esclusivo interesse, senza alcuna componente di liberalità nei confronti di altri soggetti, mantengono la natura di spese di tipo «commerciale», in quanto caratterizzate da un univoco vincolo di inerenza in rapporto ai ricavi delle vendite e sono deducibili ai sensi dell’articolo 109 del TUIR». Nel caso del Festival vi rientrano sicuramente i costi elencati nelle prime tre voci dell’elenco precedente.

•             Spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare soggetti diversi dai clienti: Sono considerate spese di rappresentanza (rientranti tra quelle di cui all’art. 1, comma 1, lett. e), del D.M. 19 novembre 2008), tutte quelle spese di viaggio, somministrazione di alimenti e bevande e  di alloggio sostenute per ospitare soggetti diversi dai clienti e dai potenziali clienti, quali, ad esempio, quelle sostenute per ospitare: gli agenti (tranne che il sostenimento di tali oneri da parte del mandante sia contrattualmente pattuito, nel qual caso non si rientra più nelle erogazioni a titolo gratuito), i fornitori, i professionisti dell’impresa, tranne che sia seguita la procedura prevista l’art. 54, comma 5, del D.P.R. n. 917/1986 (spese di vitto e alloggio sostenute dal committente per conto del professionista e da questi addebitate in fattura). In senso sostanzialmente conforme si esprime anche l’Amministrazione finanziaria al punto 6.1.1 della C.M. 13 luglio 2009, n. 34/E, dove è stato precisato che si deve «escludere la piena deducibilità delle spese sostenute per l’ospitalità di soggetti diversi dai clienti, ad esempio fornitori o giornalisti, che partecipano agli eventi di cui al comma 5» dell’art. 1 del D.M. 19 novembre 2009. Nel caso specifico vi rientrano le spese elencate al quarto punto dell’elenco, in quanto i relatori sono fornitori dell’ azienda X e le spese di accoglienza sono state direttamente sostenute dalla stessa. Vi rientrano inoltre anche le spese di ristorazione elencate al punto cinque quando specificatamente sostenute in fattura per soggetti diversi dai clienti o indistintamente sostenute in fattura per soggetti clienti e soggetti non clienti (vedi anche quanto detto al punto seguente).

•             Spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti: Iniziando ad illustrare le spese di cui sopra, è disposto che non costituiscono spese di rappresentanza «le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa». Il legislatore ha individuato «una categoria di spese (per viaggi, vitto e alloggio dei clienti) che non si considerano di rappresentanza anche se sostenute nell’ambito di eventi (mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili) che normalmente possono dare origine a spese di rappresentanza» (punto 1 della C.M. n. 34/E); « …è possibile affermare che le spese di viaggio, vitto e alloggio nei confronti dei clienti, purché analiticamente documentate, rientrano comunque nel disposto del citato comma 5, anche se sostenute nell’ambito di eventi di cui alla lettera d) del comma 1» (feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa). Tuttavia «nel caso in cui le spese per viaggio, vitto o alloggio siano sostenute in maniera indistinta sia per i clienti che per altri destinatari (si pensi alle spese per un buffet offerto in occasione di una fiera o di una mostra, al quale partecipano sia i clienti, attuali o potenziali, sia dipendenti, giornalisti o autorità invitate all’evento) tali spese vengono attratte dal regime delle spese di rappresentanza per cui possono essere dedotte nei limiti delle percentuali di ricavi e proventi stabiliti dal comma 2» dell’art. 1 del D.M. 19 novembre 2008 (punto 6.1.2 della C.M. n. 34/E). Rientrano quindi nelle spese totalmente deducibili le spese di ristorazione elencate al punto cinque quando specificatamente sostenute in fattura per soggetti clienti o potenziali clienti (vedi anche quanto detto al punto precedente). Per le ipotesi di integrale deducibilità, qualora dunque si tratti di clienti o clienti potenziali è dovuta la tenuta di apposita documentazione dalla quale risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti. La circolare 34/E 2008 dell’Agenzia delle Entrate interpreta rigidamente la disposizione ritenendo che l’inosservanza dell’onere documentale comporti la decadenza del diritto alla deduzione integrale, dall’altro ammette la possibilità di integrare, in sede di controllo, gli elementi documentali richiesti.

•             Altre spese per feste, ricevimenti e altri eventi d’intrattenimento: Tali spese, che non siano della categoria viaggi, vitto e alloggio, sono sempre considerate dalla norma spese di rappresentanza, sia quando a tali  eventi partecipino clienti sia quando vi partecipino altri soggetti. Vi rientrano quindi le spese elencate al punto sei dell’elenco. 

 

Spese per prestazioni alberghiere e quelle per somministrazioni di alimenti e bevande.

Fatta questa prima cernita tra le spese elencate, che ha portato alla distinzione di due macro categorie (spese di rappresentanza e non), bisognerà evidenziare, in ciascuna delle due, le spese che si qualificano come spese per prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande, in quanto le stesse sono deducibili ai fini IRES nei limiti del 75 per cento. Infatti. Occorre rilevare che le spese per prestazioni alberghiere e quelle per somministrazioni di alimenti e bevande, che configurino o meno spese di rappresentanza, devono comunque essere assunte nei limiti del 75 per cento del loro ammontare, così come dettato dall’art. 109, comma 5, del D.P.R. n. 917/1986.

Secondo, infatti, l’interpretazione fornita nella C.M. 5 settembre 2008, n. 53/E, «la limitazione della deduzione al 75 per cento opera … anche in relazione alle spese che si configurano quali costi di rappresentanza, sempreché le stesse possano essere comunque ammesse in deduzione, alla luce dei criteri stabiliti dall’articolo 108, comma 2, del TUIR».

Più nello specifico, al punto 5.2 della C.M. 13 luglio 2009, n. 34/E, è stato precisato che «le spese per vitto e alloggio qualificabili come «spese di rappresentanza» dovranno essere assoggettate:

1) in via preliminare, alla specifica disciplina prevista dall’articolo 109, comma 5, del TUIR per le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande (deducibilità nei limiti del 75 per cento);

2) successivamente a quella dell’articolo 108, comma 2, ai sensi del quale l’importo delle predette spese, ridotto al 75 per cento per effetto dell’applicazione dell’articolo 109, dovrà essere sommato all’importo delle «altre» spese di rappresentanza. L’ammontare così ottenuto è deducibile entro il limite di congruità previsto dal comma 2 del» D.M. 19 novembre 2009 (12).

 

Trattamento IVA.

L’IVA sulle spese elencate è indetraibile esclusivamente nei casi previsti dall’art.19bis1 del D.P.R. 633/72: 

•             in relazione a tutte le spese qualificabili come spese di rappresentanza;

•             in relazione alle spese di trasporto di persone;

•             in relazione all’acquisto diretto di alimenti e bevande (da non confondere con le prestazioni di servizio di vitto).